Die jährliche Eigentümerversammlung gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung einer WEG. Eine elegante Alternative zu physischen Versammlungen ist die teilweise oder gänzlich digitale Eigentümerversammlung, welche im Dezember 2020 durch das neue WEG-Gesetz (§23 Abs. 1 WEG) möglich geworden ist.
Wenn Sie eine Eigentümerversammlung online abhalten möchten, gibt es einige Punkte zu beachten. Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie auch digital eine beschlussfähige Versammlung auf die Beine stellen können.
Zwei Möglichkeiten zur Eigentümerversammlung
1. Digitale Eigentümerversammlung – Hier treffen sich alle Eigentümer:innen digital per Videochat
2. Hybride Eigentümerversammlung – Einzelne Eigentümer:innen nehmen per Videochat an der physischen Veranstaltung teil.
Beide Varianten sind prinzipiell gesetzeskonform, allerdings nicht ohne einen WEG-Beschluss durchführbar.
- Eine rein digitale Eigentümerversammlung erfordert, dass ALLE Wohnungseigentümer dies auch möchten und einen entsprechenden Beschluss fassen. Solange nur ein einzelner Wohnungseigentümer sich weigert, MUSS die Veranstaltung physisch stattfinden.
- Auch die Teilnahme einzelner Eigentümer:innen per Videochat muss per gemeinsamen Beschluss von der WEG abgesegnet werden, damit eine hybride Versammlung ermöglicht wird.
Wenn Ihre nächste Eigentümerversammlung bald ansteht und Sie diese ganz oder teilweise virtuell stattfinden lassen möchten, gehen Sie am besten nach folgendem Modell vor.
1. Beschluss zur digitalen Eigentümerversammlung fassen
Zuerst müssen Sie als WEG beschließen, dass eine Teilnahme per Videochat bei Ihren Eigentümerversammlungen grundsätzlich möglich ist. Denn wenn Sie diese einfach ohne entsprechenden Beschluss digital abhalten, sind die dort gefassten Beschlüsse anfechtbar. Gehen Sie also auf Nummer sicher!
Doch wie soll man einen Beschluss fassen, wenn die Eigentümerversammlung wegen Corona immer wieder verschoben wird? Hierzu nutzen Sie am besten den Umlaufbeschluss, der seit der Neufassung des WEG auch per E-Mail möglich ist. Wenn der Beschluss gefasst ist, sollte die Verwaltung oder der Verwaltungsbeirat klären, welche Eigentümer:innen digital teilnehmen möchten und wer darauf besteht, persönlich teilzunehmen.
Sind alle Eigentümer:innen d'accord, was die rein digitale Versammlung betrifft, kann die WEG in einem zweiten Schritt beschließen, dass die Eigentümerversammlung ausschließlich digital stattfinden wird.
Sobald auch nur ein Eigentümer:in darauf besteht, persönlich anwesend zu sein, ist der Verwalter gezwungen, eine Räumlichkeit zu finden und die Versammlung dort abzuhalten.
2. Einladung zur digitalen Eigentümerversammlung
Hier müssen Sie genauso vorgehen wie bei einer herkömmlichen Eigentümerversammlung. Das bedeutet, ein Einladungsschreiben mit den geplanten Tagesordnungspunkten wird im Vorfeld an alle Eigentümer verschickt.
Zu beachten ist, dass sich die Ladungsfrist mit dem neuen WEG-Gesetz auf drei Wochen verlängert hat. Wenn diese Frist nicht eingehalten wird, sind Beschlüsse ebenfalls anfechtbar. Außerdem sollten Sie genau ankündigen, wann und wie der Videocall stattfinden wird. Dafür müssen Sie die technischen Voraussetzungen schaffen, dass alle Eigentümer:innen teilnehmen können.
3. Technische Voraussetzungen und Datenschutz
Eine Eigentümerversammlung unterliegt dem Grundsatz der Nicht-Öffentlichkeit. Sie müssen also auch online dafür sorgen, dass nur der berechtigte Personenkreis teilnimmt. Dafür empfiehlt es sich, einen virtuellen Raum zu nutzen, der mit einem Passwort oder einen individuellen Zugangslink geschützt ist. Dieses Passwort/Zugangslink sollten Sie dann zusammen mit einer Anleitung über das Einladungsschreiben an die WEG verschicken. Zusätzlich sollte der Verwalter alle teilnehmenden Eigentümer per Videofunktion identifizieren und dies auch im Protokoll und der Beschlussfassung vermerken.
4. Die richtige Software und den richtigen Anbieter auswählen
Unser Tipp: What you pay is what you get.
Investieren Sie lieber ein paar Euro in eine gute Software und einen guten Anbieter, denn verteilt auf alle Eigentümer sind die Kosten verschwindend gering. Damit machen Sie sich die Versammlung und damit das Leben deutlich bequemer.
Weiterhin sollte jeder Eigentümer:in seine eigenen technischen Voraussetzungen prüfen und den Link zum virtuellen Tagungsraum im Vorfeld klicken, um ein besseres Gefühl für die Plattform zu bekommen.
Digitale Eigentümerversammlung? Jetzt oder nie!
Das neue WEG-Gesetz hat die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass Eigentümerversammlungen digital stattfinden können. Inzwischen gibt es mehrere Anbieter auf dem Markt, die eigene Software-Lösungen für digitale Eigentümerversammlungen anbieten. Gerade Verwaltungen werden so entlastet, da digitale Korrespondenz immer weniger Aufwand und Papier erfordert. Besonders für WEGs mit weit verstreuten Wohnungseigentümern bieten virtuellen Eigentümerversammlungen die Chance, gemeinsam möglichst effektiv über die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums zu entscheiden.
Falls Sie mehr Informationen über digitale Eigentümerversammlungen von meet.teamgeist erhalten möchten, informieren Sie sich hier oder buchen Sie einen individuellen Beratungstermin.
Quelle: https://www.weg-wissen.de/digitale-eigentuemerversammlung/#1-beschluss-zur-digitalen-eigentümerversammlung-fassen
Notiz: Die Blog-Inhalte wurden uns freundlicherweise von WEG-Wissen kostenlos zur Verfügung gestellt. Dieser Blogbeitrag wurde an kleinen Stellen modifiziert, um ihn passend für diese Seite zu gestalten. Bei weiteren Fragen können Sie sich gerne an mich persönlich oder das meet.teamgeist Team wenden (marketing-meet@teamgeist.com).
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